Teil II: Firma bedroht bei Unfall, Krankheit, Tod?

Teil II dieses Beitrages widmet sich der Frage, wie kleine und mittelständische Unternehmen bei kurz- oder langfristigem Ausfall des Firmenchefs die Handlungsfähigkeit aufrechterhalten.

Die wichtigste Sache, die es zu klären gilt, ist die WER-Frage. Wer kann oder soll die Firma im Sinn des Unternehmers weiterführen, wenn dieser Krankheit, Unfall oder Tod ausfällt? Die familiären Erben? Der erfahrenste Mitarbeiter? Oder der mit der besten Führungskompetenz? Hierzu müssen schon frühzeitig Entscheidungen getroffen, Verantwortlichkeiten geklärt und gegebenenfalls Einarbeitungen durchgeführt werden. Denn Schicksalsschläge können jederzeit eintreten. Schon morgen.

Testamente können Unternehmen retten

Auch die Erbaufteilung ist klar festzulegen. Franchise-Nehmer sollten sie mit dem Franchise-Geber abstimmen, da dieser die Erben auch ablehnen kann. Die nächste Fragestellung betrifft die finanzielle Sicherheit des Unternehmens. Wurde genügend Vorsorge für Lebenspartner und Kinder getroffen? Ist ausreichend Vermögen vorhanden, um z.B. die Pflichtteil-Ansprüche der Erben zu bedienen? Wenn nicht, könnten diese Ansprüche leicht zur Zahlungsunfähigkeit und Insolvenz des Unternehmens führen, wenn die Erben sie gerichtlich durchsetzen.

Unverzichtbar sind auch Vollmachten für alle Firmenkonten und Bankgeschäfte sowie für Versicherungen, Gehalts- und sonstige Zahlungsverpflichtungen. Ebenso wie die Erbregelungen müssen auch diese notariell oder per Rechtsanwalt beglaubigt werden und im Notfall sofort rechtsgültig sein. Denn treffen erst die Gerichte derlei Festlegungen nach Tagen oder Wochen, kann das Unternehmen längst in eine Schieflage geraten oder insolvent sein. Die Bankvollmachten und Erbe-Dokumente liegen am besten an einem gesicherten Ort wie dem Büro des Notars oder Rechtsanwalts oder einem Bankschließfach, auf das die Berechtigten Zugriff haben.

Das Handbuch für den Stellvertreter

Sind diese Fragen geklärt und Verträge sowie Regelungen einmal in trockenen Tüchern, gilt es, das operative Geschäft abzusichern. Ähnlich dem Administrations-Handbuch des Franchise-Systems oder ergänzend dazu sollte in jedem Unternehmen ein schriftlich abgefasster Notfall-Ordner für das Tagesgeschäft vorliegen und für die Verantwortlichen einsehbar sein. Die wichtigsten Inhalte:

• Dokumentation aller laufenden Aufträge
• Aktuelle Buchführung mit allen offenen oder abzurechnenden Posten
• Nachweis aller offenen Lieferanten-Bestellungen
• Wichtige Kunden- und Lieferantenkontakte
• Betriebliche Zahlungsverpflichtungen wie Lieferantenrechnungen, Gehälter, Mieten oder Versicherungen
• Laufende Verbindlichkeiten wie z.B. Investitionsdarlehen oder Immobilienfinanzierungen und ihr aktueller Stand
• Idealerweise Controlling-Tools wie Liquiditätsplan, Umsatz- und Kostenplan (Soll/Ist)
• Wichtige PC-Passwörter, die üblicherweise nur der Firmenleitung vorbehalten sind
• Zu informierende Personen bei Unfall, Krankheit oder Tod

Anregungen für Inhalte geben Leitfäden wie das Notfall Handbuch der IHKs in Deutschland. Im Idealfall ist solch eine Agenda digital und per Backup gesichert und wird laufend aktualisiert. Sie sollte sofort bei Eintritt des Notfalls einsetzbar sein und es ermöglichen, dass der Betrieb ohne Unterbrechung weitergeführt wird.