Interview: Wie optimiere ich als Franchisegeber die Franchisepartner-Gewinnung?

Ein Interview mit Stefan Neumann, Vorstandsvorsitzender des Deutschen Franchising Service e.G. und Beratungsgesellschaft CUP-Neumann, zuständig für Organisations- und Prozessoptimierungen.

Der Bedarf an guten Franchise-Interessenten nimmt ständig weiter zu, so dass sich immer mehr Franchise-Unternehmen gezwungen fühlen, mit kostenintensiven Werbe- und Marketingaktivitäten die Anzahl ihrer Franchise-Kandidaten zu erhöhen. Ziel ist dabei stets, die Zahl der abgeschlossenen Franchise-Verträge zu verbessern.

In der Industrie geht man zur Verbesserung der Performance schon seit Jahrzehnten andere Wege: Man konzentriert sich vermehrt auf die eigene Ablauforganisation und optimiert dabei die erzielten Ergebnisse aus den einzelnen Prozessschritten. Und diese Vorgehensweise ist auch bei der Franchise-Partner-Gewinnung möglich, wie mir Stefan Neumann erzählte. Den praktischen Franchisegeber-Tipp für die sofortige Umsetzung hebte er sich für das Ende unseres Gesprächs auf…

Steffen Kessler: Die Arbeitsabläufe innerhalb der einzelnen Franchise-Unternehmen haben sich doch sicher bewährt. Weshalb sollte ein Franchise-System diese dann noch zu optimieren?

Stefan Neumann: Ja, es wäre schlimm, wenn sich eine Arbeitsorganisation in der Vergangenheit nicht bewährt hätte. Der Punkt ist vielmehr der, dass sich die Zeiten und das Verhalten von Menschen schneller ändern als die Erfolgsparameter eingefahrener und zum Teil überholter Arbeitsabläufe. Erfahrungsgemäß ist nach Ablauf von 5 Jahren eine Verbesserung der Performance um bis zu 30% möglich. Da kann sich jedes Franchise-Unternehmen leicht ausrechnen, was dies an neuen Franchise-Partnerschaften ausmachen kann.

Steffen Kessler: Sie sagen, man muss sich die einzelnen Prozessschritte anschauen. An welchen Stellen beim Franchise-Partner-Gewinnungsprozess sind aus Ihrer Sicht die größten Verbesserungen zu erwarten?

Stefan Neumann: Leider kann man hier keine pauschale Antwort geben, da die Abläufe bei der Auswahl von Franchise-Interessenten recht unterschiedlich gestaltet sind. Auch schwanken die diese Prozesse begleitenden Unterlagen in ihrer Qualität doch erheblich. Der Logik folgend optimieren wir aber die Prozesse Top-Down, d.h. wir legen unsere erste Aufmerksamkeit dorthin, wo die höchste Anzahl an Franchise-Interessenten bearbeitet wird. Dort werden oftmals frühzeitig die ersten Erfolge sichtbar.

Steffen Kessler: Wie kann sich ein Franchise-Unternehmen sicher sein, dass sich eine Optimierung der Ablauforganisation lohnt?

Stefan Neumann: Da sind zwei Aspekte, die ins Gewicht fallen, zu nennen: Erstens, von den Geschäftsleitungen in der deutschen Industrie werden jährlich Millionen Euro ausgegeben, um die eigenen arbeits- und Vertriebsabläufe zu optimieren. Dies machen diese Unternehmen nur deshalb, weil sie aus Erfahrung wissen, dass sich solch ein Aufwand in Zeitabständen von 3 bis 6 Jahren für Sie lohnt. Zweitens: Ein Franchising-Unternehmen weiß in der Regel nicht, ob es einen optimalen Ablauf zur Franchise-Partner-Gewinnung hat, wenn es ihn nicht zumindest einmal beim System-Start und dann vielleicht im Abstand von 5 Jahren auf Herz und Nieren abgeprüft hat. In der Regel gibt es den optimierten Geschäftsablauf nur für einen Zeitraum von 1 bis max. 1,5 Jahren, sofern dieser nach allen Regeln der Kunst analysiert und optimiert wurde. Jedes Franchise-Unternehmen kann hier sicherlich selbst für sich am besten beantworten, wann dies zuletzt bei ihm geschehen ist.

Steffen Kessler: Gibt es eine bestimmte Methodik, die man hierbei verwenden sollte?

Stefan Neumann: Die beste Methodik ist immer die, mit der man am meisten Erfolge erzielt hat. hat. Wenn ein Franchise-Unternehmen eine hausinterne Analyse-Methodik verwendet und damit auch zufrieden ist, dann ist ein Wechsel sicherlich nicht erforderlich. In den Fällen, in denen wir die Vertriebsabläufe anderer Unternehmen untersuchen, verwenden wir die Optimierungsmoderation. Dieses Werkzeug hat sich bereits bei Unternehmen unterschiedlicher Größenordnungen und Branchen bewährt und hat seinen Fokus weniger auf die wissenschaftliche Voll-Analyse sondern mehr auf die Erarbeitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen. Auch wir werden bei dieser Methodik bleiben, da sie unsere Projekte zum Erfolg geführt hat.

Steffen Kessler: Wie kann man sich die Optimierungsmoderation im Groben vorstellen? Ich wüsste ehrlich gesagt nicht, was darunter zu verstehen ist.

Stefan Neumann: Die ‚Optimierungsmoderation‘ hat seinen Ursprung aus den realisationsunterstützenden Managementtechniken, die vorwiegend in der Industrie zur Rationalisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen verwendet wurden. Der Vorteil dieser Methodik liegt für die Unternehmen vor allen Dingen darin, dass nicht nur Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Effizienz von Arbeitsabläufen durch ein externes Berater-Team entwickelt werden. Vielmehr bewirkt der Prozessberater durch geschickte und zielorientierte Interviewtechniken, dass genau die Maßnahmen herausgearbeitet werden, die das Unternehmen mit seinen Mitarbeitern und der Geschäftsleitung kurzfristig zur Verbesserung seiner Organisation umsetzen kann. Sicherlich lässt sich zu der Methodik „Optimierungsmoderation“ noch viel, viel mehr sagen; das würde aber wahrscheinlich den Rahmen unseres Interviews hier sprengen. Für diejenigen, die mehr darüber wissen möchten, darf ich vielleicht auf einige praktische Hinweise sowie Veröffentlichungen verweisen, die man unter Google unter dem Stichwort ‚Optimierungsmoderation‘ im Internet finden wird.

Steffen Kessler: Wie hoch ist der zeitliche Aufwand, um den Ablauf der Franchise-Partner-Gewinnung zu optimieren?

Stefan Neumann: Die ersten Erfolge sind ziemlich schnell sichtbar. Bereits in der Analyse-Phase, die ungefähr ein- zwei Tage dauert, werden Dinge offensichtlich, die sehr kurzfristig verbessert werden können. Je engagierter ein Unternehmen an die Sache herangeht, desto eher kann es dann auch die Früchte ernten. Um möglichst schnell zu vorzeigbaren Ergebnissen zu kommen, hat sich die Dreiergruppe bewährt. Sie besteht zumeist aus einem strategischen Entscheider (in der Regel eine Person aus der Geschäftsführung), eine Person, die ohne hemmende betriebliche Erblasten den Prozess proaktiv hinterfragt (zumeist ein externer Prozess- oder Vertriebsberater) und zu guter Letzt ein Fachmann/frau aus dem Tagesgeschäft (n der Regel die Person, die mit der Franchise-Nehmer-Akquise betraut ist). Mit solch einem kleinen schlagkräftigen Team kann man bereits innerhalb von ein/zwei Wochen spürbare Verbesserung erkennen.

Steffen Kessler: Welche Empfehlung würden Sie von hier aus einem Franchise-Unternehmen geben?

Stefan Neumann: Nun, wenn die Geschäftsführung mit der Erfolgsquote bezogen auf die Anzahl der Franchise-Kandidaten und den abgeschlossenen Franchise-Verträgen zufrieden ist, dann drängst sich sicherlich kein Handlungsbedarf auf. In allen anderen Fällen gilt es abzuwägen, ob man sein Geld in noch mehr Werbemaßnahmen für Franchise-Interessenten investieren möchte, oder, ob man bereit ist, zumindest für das Franchising neue, in der Industrie aber schon längst bewährte Wege zu gehen und seine internen Vertriebsprozesse gründlich untersuchen lässt. Das ist sicherlich auch davon abhängig, wie viel Deckungsbeitrag ein neuer Franchise-Partner für ein Franchise-Unternehmen leistet

Steffen Kessler: Wie kann man als Franchisegeber erkennen, ob ein Optimierungsbedarf überhaupt vorhanden ist?

Stefan Neumann: Wie so oft, ist ein Vergleich mit absoluten Zahlen die einfachste Lösung. Je optimaler ein Franchise-Partner-Gewinnungsprozess gestaltet ist, desto besser ist das zahlenmäßige Verhältnis zwischen der Anzahl an eingegangenen Interessenten-Anfragen und der Zahl abgeschlossener Franchise-Verträge. Sicherlich gibt es zwischen den einzelnen Branchen auch Unterschiede, aber als Faustformel oder als Orientierung sollte man seine Prozesse dann genauer unter die Lupe nehme, wenn zumindest bei den Franchise-Interessenten-Anfragen, die aus dem Internet kommen, die Erfolgsquote unter 1,0% liegen sollte.

Steffen Kessler: In welcher Form gibt es denn Unterschiede bei den Erfolgsquoten, abhängig davon, ob ein Interessent über das Internet kommt oder nicht?

Stefan Neumann: Ja, wir unterscheiden bei unseren Untersuchungen sehr deutlich, zwischen den Internet-Interessenten und denen, die schon durch gewisse Maßnahmen vorqualifiziert wurden. Beispielsweise Interessenten, die nach einem kurzen Informationsgespräch, sei es über Veranstaltungen, externe Rekrutierungsunternehmen oder regionale Events Messen über das Franchise-System vor-informiert wurden. Für diesen Personenkreis sollte die Erfolgsquote nicht deutlich unter 15% liegen.

Steffen Kessler: Haben Sie vielleicht noch einen praktischen Tipp parat?

Stefan Neumann: Nun, wenn man es als Franchise-Unternehmen mit der Verbesserung der Franchise-Partner-Gewinnung ernst meint, dann sollte man Folgendes versuchen: Für jeden Franchise-Interessenten wird festgehalten, bis zu welchem Schritt im Franchise-Nehmer Gewinnungsprozess er oder sie gekommen ist. Darüber hinaus sollten auch möglichst ehrlich diejenigen Gründe stichworthaft aufgeführt werden, die dazu führten, dass der Franchise-Interessent im jeweiligen Prozess-Schritt für den Abschluss eines Franchise-Vertrages aus dem Rennen ist. Mit diesem Informationsmaterial lassen sich gut erste Analysen durchführen.

Steffen Kessler: Das klingt nach einem guten Tipp zum Abschluss. Vielen Dank für Ihre Anregungen und das nette Gespräch.