Interview: Die richtige Büro-Ausstattung (nicht nur für Gründer)

Wer sich selbständig macht, braucht ein Büro! Deshalb muss sich wohl jeder Existenzgründer schon zu einem frühen Zeitpunkt Gedanken über seine Büroausstattung machen. Dabei steht nicht zuletzt wegen vielfältiger anderer Investitionen im Zuge einer Existenzgründung der Preis häufig vor Komfort und Gesundheit.

Im folgenden Interview habe ich die Büromöbel-Maklerin Christine Müller gefragt, worauf es bei der ersten Büroausstattung besonders ankommt:

Steffen Kessler: Hallo Frau Müller, als Franchisegeberin und erste Büromöbel-Maklerin kennen Sie sich sowohl im Franchising als auch besonders im Themengebiet der Büroeinrichtung aus. Welchen Stellenwert hat die Einrichtung eines Büros in der Regel bei Existenzgründern?

Christine Müller: Auf diese Frage möchte ich gerne mit der Kundenantwort auf meine inzwischen schon bekannt als „Gretchenfrage“ antworten: „Ich habe einen Tisch und einen Stuhl. Beide habe ich günstig bekommen, und sie sehen sehr schön aus.“ Sie merken schon, die Funktionalität und die Beschaffungskosten überwiegen. Ergonomie und damit die eigene Gesundheit spielen keine / eine untergeordnete Rolle. Die wenigsten Gründer (über alle Altersschichten) denken daran, wie wichtig es ist, auch in jungen Jahren schon diesen Aspekt der eigenen Büroausstattung zu berücksichtigen. Die Anpassbarkeit des Mobiliars, etwa an die individuelle Größe oder Gewicht des Nutzers sind meist Fehlanzeige.

Was ist der häufigste Einrichtungsfehler, den Sie in bestehenden Büroräumen entdecken?

Büromöbel sind nichts anderes als Arbeitswerkzeuge. Wie beispielsweise im IT- und Telekommunikationsbereich, der Druckindustrie oder auch in der Freizeit entscheidet die Qualität der Ausstattung über die Leistungsfähigkeit der Benutzer. „Sie würden sicher auch keine Bergtour machen in Flipflops, oder?“ Die meisten Menschen sind sich wahrscheinlich der Bedeutung ergonomischer Büromöbel bewusst. Doch häufig wird dieser Aspekt beim Kauf neuer Möbel nicht berücksichtigt.

Was sind die wichtigsten Bedingungen für einen ergonomischen Arbeitsplatz und was können Folgen der Nichtbeachtung sein?

Bei meiner Einrichtungsberatung für die jeweiligen Branchen gebe ich Empfehlungen für die geeigneten Möbel, die richtige Sitzhaltung, Position des Bildschirms, Lichteinfall, Ablageflächen und zu den passenden Stauraum-Möbel, Bewegungsfreiheit und Laufwege. Sie merken, es sind (scheinbar) Kleinigkeiten die einen ergonomischen Arbeitsplatz ausmachen, aber bei Nichtbeachtung haben ´diese -wie meist- schmerzhafte Folgen. Um da jetzt mal die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAUA) zu zitieren klagen fast die Hälfte aller Büroangestellte über Rückenschmerzen (46%), oft in Kombination mit Schulter- und Nackenbeschwerden (40%). Damit ist laut einer Untersuchung über alle Krankenkassen das Rückenleiden der Spitzenreiter der Krankheitsursachen im Betrieb. Wenn ich jetzt etwas zynisch sein wollte, könnte ich von „Ergonomiewüste Kleinunternehmen“ sprechen.

Wie sitze ich am Arbeitsplatz richtig?

Auf ihre Frage nach der richtigen Sitzhaltung gibt es zwar eine passende Antwort , die ich jedoch lieber mit Hilfe der „Checkliste für richtiges Sitzen“ mit Schaubild gebe. Grund für diese Antwort ist, dass es sehr viele verschiedene Sitztypen gibt: „Sitz-Kanten-Typen“, „Press-Rücken-Typen“, Menschen die lieber hart und andere, die lieber weich sitzen, etc. Aus diesem Grund ist mir auch beim Sitzen am wichtigsten, dass jeder Mensch verschiedene Stühle probesitzt und mit Hilfe einer Fachberatung herausfindet, welcher Sitztyp er/sie ist. Und dann erst den Stuhl kauft. Das spart Frust und Liquidität. Denn es gibt für jeden Typ den passenden Stuhl in gebraucht oder neu. Alle sind sie entsprechend der Checkliste passgenau einzustellen.

Angenommen, ein neuer Franchisenehmer macht sich selbständig und ist zunächst einmal die alleinige Arbeitskraft. Wieviel Bürofläche sollte er für sich einplanen und mit welcher Investition ist für eine ausreichende und sinnvolle Ausstattung mit Büromöbeln zu rechnen?

Richtig, meist sind Gründer/innen zu Beginn noch ihre erste Arbeitskraft, die gilt es von Anfang an zu schützen. Denn wir haben nur eine Gesundheit und die Kosten für Ausfallzeiten sind gerade für Einzelunternehmer unbezahlbar.
Was jetzt die Größe der Bürofläche angeht, kommt es auch wieder auf den Arbeitstyp an. So kann die Bürofläche je nach Typ und Branche unterschiedlich sein. Für einen Anwalt kann es wichtig sein, dass es sich um ein repräsentatives Einzelbüro in einem Bürohaus handelt. Für einen zurückhaltenden Menschen kann es sich als sinnvoll erweisen, sein Büro in einer Bürogemeinschaft in einem Office-Zentrum zu haben etc.
Grundsätzlich gilt jedoch, dass der direkte Arbeitsplatz-Bereich mit Schreibtisch, Drehstuhl und Stauraum nicht kleiner als mind. 7 qm sei sollte. Das soll nicht heißen, dass ein „Hasenkäfig“ für ein produktives Arbeiten empfehlenswert wäre. Testen Sie es für sich aus. Was nun die Investition für eine Grundausstattung angeht sollte sie zwischen 500 € (Gebraucht) und 2000 € (Neu) liegen.

An welchen Stellen kann man bei der Büroeinrichtung sinnvoll sparen?

Meine Empfehlung ist bei der Frage nach den Kosten immer: testen Sie aus, was Sie unbedingt brauchen. Lassen Sie alles weg, was Sie nicht benutzen / benutzt haben in der Vergangenheit. Wenn Sie kein Rollkontainertyp lassen Sie ihn weg. Sparen können sie vermutlich noch als Sozialpflichtiger mit Vorschädigungen durch Zuschüsse der bfa für Arbeitshilfsmittel oder später bei den Bürohilfsmitteln ihrer ersten Mitarbeiter. Ansonsten sollten Sie alle staatlichen Zuschüsse oder Förderungen z.b. durch die KFW nutzen. Fragen Sie auf jeden Fall auch ihre Franchisegeber, ob es eine Beteiligung bei der Grundausstattung gibt. Nutzen Sie auch den Gebrauchtmarkt als wertige Beschaffungsquelle mit Möbeln aus Beständen großer Konzerne. Diese Markenmöbel sind meist nicht älter als 2-5 Jahre.

Vielen Dank für diese wertvollen Hinweise! Verraten Sie uns noch, was ihre Aufgabe als erste unabhängige Maklerin für gebrauchte Büromöbel ist und was sie von traditionellen secondhand-Büromärkten unterscheidet?

Anders als klassische Gebrauchthändler mit einem festen Lagerbestand hat Curriculum für jeden Büromöbelbedarf deutschlandweit Zugriff auf alle Marktanbieter und ein stetig wachsendes Anbieternetzwerk aus gebrauchten und neuen Büromöbel. Ich sage immer so schön: Alle die Möbel haben, sind meine Läger. Die Kernaussage der Curriculum-Firmenphilosophie ist, in allen Prozessen von den Kreislaufgedanken zu leben. Dieser zeigt sich einerseits im Namen „Curriculum“ und dokumentiert sich andererseits in der Ergänzung des Maklerauftrages durch das Dienstleistungsangebot Vermarktung und die Beratungselemente Bewertung und Einrichtungshilfen. So werden bei Curriculum „Möbel mit Berufserfahrung“ ökonomisch wie ökologisch zum Vorteil der Kunden optimal „verwertet“. Der Nutzen des modularen Curriculum-Geschäftskonzeptes liegt für Unternehmen klar auf der Hand. Durch die Kombination der Maklerdienstleistung mit der Vermarktung der Bestandmöbel und der Fach- und Konzeptberatung in Form von Bewertung und Einrichtungsempfehlungen, steht den Kunden ein Service aus einer Hand zur Verfügung.
Curriculum-Partnernetz wächst auch beständig. Durch sein Curriculum-Netzwerk verknüpft der Curriculum-Makler an seinen aktuell zwei Standorten in Rhein-Main und Berlin mit hoher Marktkompetenz Ihren Bedarf und Ihr Budget mit dem passenden Konzept für Ihre Einrichtung.