Gastbeitrag: Personalarbeit in Franchisebetrieben

Franchising bietet dem Gründer eines Unternehmens in vielen Bereichen den Rückhalt und die Unterstützung der Systemzentrale. So sind Standards, Vorgehensweisen, Marketingaktivitäten und Fragen des Corporate Image zumeist in Handbüchern und Systemanweisungen klar geregelt. Dennoch bleibt der Franchisenehmer ein selbständiger Unternehmer, der in vielen Bereichen eigenverantwortlich agieren muss und auch will.

Einer dieser Bereiche ist der des Personalmanagements mit allen Facetten von der Erstellung passender Stellenprofile über die Rekrutierung der geeigneten Mitarbeiter, deren Einstellung, die Erstellung der Sofortmeldung, die Anmeldung bei der Krankenkasse und letztlich die vielleicht auch die Klärung von arbeitsrechtlichen Fragen oder eine eventuelle Trennung durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag.

Dazu kommen bei entsprechend erfolgreichem Geschäftsverlauf Fragen der Entlohnung, z.B. Bonussysteme oder der persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter, um diese auch langfristig im Unternehmen zu halten.

Man sieht schon hier, dass Personalarbeit sehr vielschichtig ist und sowohl administrativ als auch rechtlich als auch arbeits- und organisationspsychologisch einige Herausforderungen in sich birgt.

Dennoch ist das Personalwesen gerade für ein Unternehmen in der Gründungsphase oder auch kleine bis mittlere Firmen ein Bereich, in dem die Beschäftigung eines oder mehrerer Spezialisten oftmals wirtschaftlich oder organisatorisch schwierig ist.

Zum einen besteht bei einer Belegschaft von nur zehn oder zwanzig Mitarbeitern gar keine Möglichkeit einen Personalleiter in Vollzeit einzustellen, da der Arbeitsaufwand wahrscheinlich nur eine Einstellung eines Teilzeitmitarbeiters rechtfertigen würde. Andererseits ist es schwierig, einen Personalleiter zu finden, der nur Teilzeit arbeiten möchte. In der Konsequenz führt dies oft dazu, dass die Stelle gänzlich unbesetzt bleibt und der Franchisenehmer sich entschließt, Personalarbeit eben nebenbei mitzumachen oder die Aufgaben in irgendeiner Form zu verteilen. Möglicherweise werden auch einzelne Bereiche outgesourced, zum Beispiel die Lohnabrechnung oder es werden arbeitsrechtliche Fragen direkt an einen Rechtsanwalt weitergeleitet.

Was können Franchisenehmer also tun, um wirksame Personalarbeit zu betreiben und trotzdem die Kosten im Griff zu behalten?

Mittlerweile gibt es in diesem Bereich Spezialisten, die diese Personalarbeit komplett übernehmen, also eine ausgelagerte Personalabteilung, die genau die Leistungen anbietet, die Franchisenehmer maßgeschneidert in ihrem Betrieb brauchen; nicht mehr, aber auch nicht weniger, und das ganze ohne Reibungsverluste durch verschiedene Ansprechpartner für verschiedene Bereiche der Personalarbeit.

Jetzt kann man zu Recht fragen, wie das funktionieren kann?

Genau wie es Spezialisten für Gastronomie, Einzelhandel oder e-commerce gibt, gibt es auch Spezialisten, die sich auf Personalarbeit mit allen Facetten spezialisiert haben. Diese Firmen haben Spezialisten für Lohnabrechnung, Personalrekrutierung, Personalentwicklung und Arbeitsrecht. So können im Verbund alle Leistungen angeboten werden, und man hat dennoch nur einen Ansprechpartner, der sich genau auf die jeweiligen Bedürfnisse einstellt, die Vorgaben beachtet und dann intern bei Spezialfragen auf Kollegen zurückgreift. Gleichzeitig ergeben sich durch – an der Anzahl der Mitarbeiter angelehnte Fixkosten – kalkulierbare Kosten für eine Personalabteilung.

Die Kosten pro Mitarbeiter berechnen sich zumeist am Aufwand, der erforderlich ist. Braucht man gelernte Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten? Gibt es wie beispielsweise in der Gastronomie starke saisonale Schwankungen? Benötigt man spezielle Entlohnungssysteme, beispielsweise wegen einer hohen Vertriebsorientierung? Ist man durch den Einsatz von freiberuflich tätigen Mitarbeitern, Werkstudenten, Praktikanten oder Mitarbeitern aus außereuropäischen Ländern mit speziellen arbeitsrechtlichen Herausforderungen konfrontiert, wie zum Beispiel Fragen der Scheinselbständigkeit, dem Entsendegesetz, Fragen zu Arbeits-und Aufenthaltserlaubnis, usw.?

Nach Erfahrungen der Autorin in diesem Bereich kann sich das Outsourcing der gesamten Personalabteilung für Betriebsgrößen bis zu 500 Mitarbeitern lohnen. Bis zu dieser Anzahl an Mitarbeitern ist oftmals noch keine komplette In-House-Personalabteilung erforderlich.

Sämtliche Fragen und Anforderungen an die ausgelagerte Personalabteilung werden von seriösen Anbietern in intensiven Vorabgesprächen geklärt, sodass man auch weiß, ob die gewünschte „externe Personalabteilung“ auch das entsprechende Leistungsportfolio bieten kann. Preislich wird meist eine feste Zahlung pro Mitarbeiter vereinbart, die zum Beispiel bei 65,- € für die komplette Personalarbeit liegen kann.

Die Autorinnen des Artikels sind Tereza Sommerfeld und Angelika Bill.

Frau Sommerfeld ( Diplom-Kauffrau und Rechtsanwältin) hat sich nach langjähriger Tätigkeiten in der Personalarbeit und in der Unternehmensberatung, u.a. bei McKinsey, mit allaboutHRLaw selbständig gemacht. Hier betreut sie start ups sowie kleine und mittelständische Unternehmen als externe Personalabteilung.

Angelika Bill verfügt neben einem betriebswirtschaftlichen Abschluss und der Weiterbildung zum LLM über fast zwanzigjährige Erfahrung in Franchiseunternehmen.